Zo neem je de werkdag terug zelf in handen

Alhoewel de taken afwijken van de werkzaamheden waar je daadwerkelijk voor bent aangenomen, horen ze er nou eenmaal bij. Dat betekent niet dat ze per se veel tijd horen op te slokken.

Twee categorieën werkzaamheden

De meeste mensen kunnen hun werkzaamheden opdelen in twee categorieën, lezen we op Fast Company. ‘Managing': taken waarbij je mensen of projecten managet en ‘Maken': taken waarbij je dingen moet maken, van programmeren tot het schrijven van documenten.

In de ideale wereld besteden daadwerkelijke managers het grootste gedeelte van hun dag aan de categorie ‘managing' en de makers aan de categorie ‘maken'. Maar de realiteit is dat iedereen managing-taken heeft, van meetings tot belletjes en van andere mensen achter hun kont aan zitten tot het beantwoorden van hun mail.

Het resultaat is dat we wanhopig de taken tussen de twee categorieën proberen te balanceren. Als jij een maker bent, zal je vast het gevoel hebben dat je te veel tijd kwijt bent aan taken als je mail beantwoorden en daardoor te weinig tijd over hebt voor de taken waarvoor je in werkelijkheid bent aangenomen.

Je bent niet de enige. Uit onderzoek blijkt dat maar liefst 90 procent het gevoel heeft geen controle te hebben over waar ze de hele dag hun tijd aan besteden.

Multitasken bestaat niet

Al deze afleidingen zorgen ervoor dat er een psychologische omschakeling nodig is. Inmiddels weten we namelijk allemaal dat multitasken niet bestaat. "Mensen zeggen misschien dat ze 8 tot 10 uur per dag werken", zegt Jason Fried, oprichter van Basecamp, in de podcast Harvard Business Review. "Maar dat is niet waar. In werkelijkheid werken ze 15 minuten, 20 minuten, 25 minuten en misschien 45 minuten als ze geluk hebben." Dit is natuurlijk niet echt bevorderlijk voor de flow waar je terecht in wil komen.

Controle heroveren

De managing-taken horen nu eenmaal bij je werk, dus het is geen optie om die maar gewoon te vergeten. Een oplossing is om beide taken te blijven doen, maar wel gescheiden van elkaar. Als het mogelijk is op je werk en je het serieus wil aanpakken, kan je zelfs hele dagen voor bepaalde taken reserveren.

Spreek bijvoorbeeld met je leidinggevende af dat je meetings op woensdag en vrijdag inplant. Op de andere dagen werk je in volle focus aan je werkzaamheden. Bij veel mensen zal dit misschien niet realistisch zijn. Dan kun je kijken naar dagdelen. ‘s Ochtends, als je het meest productief bent, werk je bijvoorbeeld in volle focus aan je werkzaamheden. ‘s Middags vul je met belletjes, meetings en andere managing-taken.

In het ergste geval kun je in batches gaan werken. Plan bijvoorbeeld blokken in van 1,5 uur in je agenda. In die 1,5 uur werk je alleen aan die bepaalde taak, zodat je hopelijk in een flow terecht kunt komen. Verdiep je eens in de productiviteitsmethode time batching als dit de meest geschikte optie voor jouw baan is.

Wees geen slaaf van je mailbox

Je mailbox is waarschijnlijk de grootste afleider. Net als met andere managing-taken kun je met jezelf afspreken dat je jouw mail alleen op bepaalde momenten checkt. Onderzoek toont aan dat mensen die hun mail alleen op bepaalde momenten openen, veel productiever en gelukkiger zijn, en bovendien ook minder gestrest.

Op de één of andere manier hebben we bedacht dat we zo snel mogelijk moeten reageren op binnenkomende mailtjes. Terwijl er bij de meeste beroepen echt geen man overboord is als jij wat langzamer op je mail reageert.

Heb je er toch geen fijn gevoel bij, omdat je bijvoorbeeld vaak dringende mailtjes binnen krijgt waar wél snel gereageerd op moet worden? Zet dan voortaan in je handtekening dat mensen je moeten bellen voor dringende vragen. Het is wel handig als je hiervoor een werktelefoon hebt, of in ieder geval de notificaties voor WhatsApp, Instagram en Facebook uit hebt staan. Anders kom je alsnog in de verleiding om afgeleid te worden.

Een andere optie is om je mail te checken op een tablet of telefoon, in plaats van het mailprogramma constant op de achtergrond te hebben aan staan. Ook zo heb je meer het gevoel de touwtjes zelf in handen te hebben en krijg je de controle over je werkdag terug.