Altijd tijd te kort? Vijf tips die je werkdag een stuk relaxter maken

Doe jezelf dus een plezier en neem de tijd om deze productiviteitstips te lezen en toe te passen. Zo kom je je werkdagen een stuk relaxter door.

1. Gebruik de Pomodoro-techniek

Eén van de tips die structuurcoach Shelley Barendregt geeft, is om de Pomodoro-techniek te gebruiken voor meer productiviteit. Hierbij werk je gefocust aan één taak voor 25 minuten en vervolgens neem je 5 minuten pauze. Na een aantal ‘pomodoro’s’, houd je een langere pauze van zo’n twintig minuten.

Deze techniek is fijn om een aantal redenen:

1. Het vereist dat je gefocust aan één taak werkt en niet gaat multitasken.

2. Je verplicht jezelf pauzes te nemen (het is bewezen dat die goed zijn voor de productiviteit).

3. Als je even opstaat van je bureau in die vijf minuten, zit je niet de hele dag naar een scherm te turen.

2. Beantwoord je mail niet de hele dag door

De meesten van ons hebben onze e-mail de hele dag openstaan en beantwoorden een mail meteen als deze binnenkomt. Maar hierdoor word je elke keer afgeleid van je taak. Het duurt vervolgens een stuk langer om je oorspronkelijke taak af te krijgen, dan als je die eerst had afgemaakt. Maak daarom in plaats daarvan de afspraak met jezelf dat je je mail twee à drie keer per dag checkt en beantwoordt. De rest van de tijd is je mailprogramma afgesloten!

3. Gebruik je piek- en daluren

Productiviteit gaat over meer dan alleen je tijd managen, merkt The EveryGirl terecht op. Het gaat ook om je energie managen. Shelley raadde in de podcast dan ook aan om gebruik te maken van je piek- en daluren als je het gevoel hebt dat je tijd te kort komt. In je piekuren ben je op je meest productief en doe je taken die veel brainpower vereisen. In je daluren (bijvoorbeeld ‘s middags om 4 uur), pak je makkelijkere taakjes op, zoals het beantwoorden van die mail.

4. Hak je doelen op in kleinere doelen

We hebben allemaal doelen en grote projecten die maar niet van de grond lijken te komen. Het probleem is niet dat je echt tijd te kort komt, maar waarschijnlijk dat de doelen als te overweldigend aanvoelen en bovendien geen deadline hebben. Think about it: als jij ‘schrijf e-book’ op je to-dolijstje hebt staan, ga je daar niet aan het einde van de dag nog mee beginnen. Dat voelt namelijk als een te grote taak, die maar naar morgen geschoven moet worden.

Je zal zien dat als je dat e-book opdeelt in meerdere subdoelen (van het schrijven van de inleiding tot het vormgeven van de cover), het veel makkelijker is om eraan te beginnen. Wanneer je vervolgens al die subdoelen een deadline geeft, ben je helemaal goed bezig. Je creëert dan ook namelijk urgentie.

5. Veel tijd te kort? Prioritiseer je werkzaamheden

Ook elke dag bepalen welke taken prioriteit hebben, zal je werkleven veel makkelijker maken. Maar hoe doe je dat als alle taken belangrijk lijken? Allereerst is het hiervoor goed om te weten welke doelen je wil bereiken. Vervolgens kan je de taken die hieraan bijdragen prioriteit geven.