Drie technieken om productiever te werken

De pomodoro-techniek waarbij je in blokken van 25 minuten werkt en daarna een pauze neemt, ken je waarschijnlijk inmiddels wel. Maar welke methodes kun je nog meer proberen?

1. Eat the Frog

Bij de Eat the Frog-methode begin je jouw werkdag altijd met de taak waar je het minst naar uitkijkt (of misschien zelfs tegenop ziet). ‘s Ochtends ben je namelijk nog fris en heb je genoeg energie om die vervelende taak op te pakken. Als je de taak overlaat tot wanneer je net last hebt van die middagdip, is de kans namelijk groot dat je ‘m doorschuift naar morgen.

Doe de taak gewoon meteen, is het idee achter Eat the Frog. Dan zit je er bovendien niet de hele dag tegenaan te hikken – en ook dat zou wel eens je productiviteit kunnen bevorderen.

2. Getting Things Done

De Getting Things Done-methode is gebaseerd op het gelijknamige boek van David Allen. Het idee hierachter is dat je alle losse taken (privé en werkgerelateerd) die je nog moet doen, opschrijft. Deze kunnen namelijk in je hoofd oppoppen als je net lekker zit te werken, en dat is natuurlijk niet goed voor je productiviteit. Zodra je zo'n gedachte hebt (‘Oh ja, ik moet nog een cadeau voor mijn tante kopen, want die is bijna jarig'), schrijf je deze op. Boek terug naar de bieb? Opschrijven. Reageren op een mail van een collega? Ditto.

Vervolgens kijk je regelmatig naar deze lijst. Spreek bijvoorbeeld met jezelf af dat je het ‘s ochtends voor werk, tijdens je lunchpauze en aan het einde van de dag doet. Vervolgens zet je alle taken in één van deze lijsten:

Ik ga er iets mee doen: deze punten komen op je to-do lijst.

Het kan weg: deze punten lijken bij nader inzien toch niet belangrijk.

Het komt later nog van pas: een restaurant of serie die iemand had aangeraden bijvoorbeeld, of dat boek dat je ooit nog wil schrijven. Deze punten zet je op de lijst ‘Later', waar je één keer per week naar kijkt.

3. Time batching

Bij time batching schrijf je al je taken aan het begin van de week op – van dat ene belangrijke project tot dat kleine taakje die je anders vergeet of maar voor je uit blijft schuiven. Vervolgens verdeel je de taken over verschillende categorieën, die je zelf bedenkt. Zo kan een categorie bijvoorbeeld managing zijn. Hier behoren taken als e-mail, bellen en meetings voorbereiden bij. Een categorie kan bijvoorbeeld ook een project zijn waar je momenteel mee bezig bent.

Vervolgens track je hoe lang je over elke taak doet, met bijvoorbeeld de app Toggle. Het is hier al echt de bedoeling dat je terwijl die taak doet, niet binnenkomende mails gaat beantwoorden. Focus je op één taak tegelijkertijd voor meer productiviteit! Na een week tracken ga je voortaan je agenda inplannen met blokken voor elke categorie. Dat is mogelijk, omdat je inmiddels inzicht hebt gekregen in hoe lang je met bepaalde werkzaamheden bezig bent.

Zo plan je ‘s ochtends van 9.00 tot 11.00 uur bijvoorbeeld categorie project X in en beantwoord je jouw mail, pleeg je belletjes en bereid je die meeting voor van 11.00 uur tot 13.00 uur. Je zal zien hoeveel je meer gedaan krijgt als je je volledig op één taak focust en jezelf deadlines geeft.

We zeggen niet dat deze methodes voor iedereen dé oplossing zijn voor meer productiviteit. We zijn allemaal anders, dus de techniek die voor je collega werkt, hoeft niet voor jou te werken. Welke methode het best bij jou past, kun je dus zelf het best inschatten. Of beter nog: test ze allemaal uit om te kijken wanneer jij het meest gedaan krijgt.