Voici une méthode pour mieux s’organiser et gagner en efficacité au travail
Les entreprises «ne sont pas douées pour établir des priorités» et faire parvenir les employés à une efficacité pertinente. Pourtant, gagner en efficience au travail est à la portée de tous, grâce à certaines méthodes. C’est ce que l’on appelle le pouvoir des petites tâches, ou la séparation d’un objectif en petites tâches faciles à rayer de sa liste de choses à faire.
Dans le travail au quotidien, le manque d’attention, l’impression de crouler sous le travail et de se voir confier des tâches insurmontables sont chose courante. Les guides pour s’organiser et prioriser ne manquent pas.Et puis l’intérêt pour le développement personnel qui invite à devenir «la meilleure version de soi-même» – plus efficace et plus productive – montre aussi que les travailleurs souhaitent prendre la problématique à bras le corps.
Pourtant «la plupart des organisations ne sont pas douées pour établir des priorités», note dans la newsletter de Quartz Banks Benitez, ancien dirigeant d’Uncharted, spécialiste de l’avenir du travail et du leadership conscient. «La plupart des dirigeants ne le sont pas non plus. Je n’ai pas la capacité innée de prioriser le travail le plus important.»
Pour beaucoup de salariés, l’organisation des tâches à réaliser n’est pas naturelle, cela s’apprend. Et précisément dans la question de la priorisation, le pouvoir des petits actes, la hiérarchisation des petites tâches peuvent apporter une réponse à cette grande question.
Les petites tâches pourraient se comparer aux petits actes. «Des choses simples à faire régulièrement, le plus souvent dans votre tête, qui permettent de renforcer et de développer le sentiment de sécurité, de l’estime de soi, la résilience, l’efficacité (…)», note dès l’introduction de son ouvrage «Le pouvoir des petits riens» (Éditions Les Arènes, 2015), l’auteur Rick Hanson. Il détaille des exercices pratiques dans son livre de développement personnel «pour changer notre façon d’utiliser notre cerveau» et devenir plus efficaces, plus confiants.
Le spécialiste américain @mpickel publie sur son compte Twitter quotidiennement des conseils pratiques et simples pour s’organiser.
«Faire trois tâches séparément peut prendre une heure au total. Mais le multitâche de ces 3 mêmes tâches peut prendre 2 heures au total», écrit-il dans ses «sept conseils pour détruire vos distractions et vous lancer dans un travail approfondi».
Dans l’organisation quotidienne, le spécialiste qui «aide les entreprises à prendre de meilleures décisions» suggère de noter les tâches à réaliser, puis à se poser les bonnes questions: peut-on déléguer? peut-on faciliter l’exécution des tâches chronophages? L’action de noter permettra d’avoir une vue d’ensemble sur les «to-do list» et déléguer s’il le faut.
Vous devez contacter de potentiels clients et écrire un rapport? Bloquez un temps pour passer tous vos coups de téléphone, puis attaquez-vous à ce rapport. Ce dernier demande trop de temps pour le clôturer dans la matinée? Séparer ce travail en petites tâches pour atteindre, petit à petit, ce plus grand objectif.
Pour s’en sortir dans son travail, il faut savoir dire «non» à un collègue ou à une demande de son manager en dernière minute. Accepter de nombreux projets peut entrainer des risques pour votre santé mentale par exemple. «Je suis une personne qui aime faire plaisir aux gens et qui a du mal à dire non. Je croyais que le travail dur et le travail long étaient bons, et je n’envisageais même pas ce que pouvait être un travail intelligent», écrit Banks Benitez.
Et puis dire «non» prouvera votre valeur ajoutée en montrant que vous savez hiérarchiser votre travail, et que vous pouvez trouver des alternatives pour arriver à bout d’un dossier.